W firmie Stec-Pol zajmującej się produkcją opakowań został ostatnio zainstalowany system Optimus MIS. O powodach tej inwestycji oraz jej znaczeniu dla funkcjonowania i rozwoju firmy rozmawiamy z Adamem Stecem, właścicielem Stec-Polu.
Na początek poproszę o informację na temat Pana firmy. Czym zajmuje się Stec-Pol, od kiedy działa na rynku, jakie produkty oferuje klientom i do kogo trafia ze swoją produkcją?
Adam Stec: Firma Stec-Pol jest zlokalizowana w Człuchowie i działa na rynku od 1996 roku. Naszą specjalnością jest produkcja opakowań z tektury falistej oraz opakowań kaszerowanych z nadrukiem offsetowym do formatu B0+. Pewną część produkcji stanowią również standy kaszerowane. Prowadzimy współpracę z wieloma kontrahentami z kraju i zagranicy. Głównymi odbiorcami są firmy z branż spożywczej, przemysłowej, elektronicznej oraz meblarskiej.
Jakie były powody decyzji o zainstalowaniu systemu Optimus MIS?
A.S.: Brak profesjonalnego systemu kalkulacji, obsługi produkcji oraz planowania. System, który był dotychczas używany, obsługiwał jedynie moduł magazynu i fakturowania – nie było w nim mowy o profesjonalnej kalkulacji wyrobu gotowego, a ciągle rosnąca ilość zapytań ofertowych spowodowała konieczność jego usprawnienia.
Jak wcześniej firma radziła sobie bez takiego rozwiązania?
A.S.: Kalkulacje wykonywaliśmy w programie Excel, co zajmowało sporo czasu. Nie mieliśmy też porządnej bazy kalkulacji. Trudno było w razie potrzeby wrócić do wcześniejszych kalkulacji, co powodowało kolejne trudności.
Dlaczego nowe rozwiązanie okazało się niezbędne?
A.S.: Przy ciągłym rozwoju firmy pojawiały się problemy z zarządzaniem produkcją. Teraz trudno sobie wyobrazić pracę bez rejestracji zadań produkcyjnych czy bez systemu planowania. Bardzo liczyłem na poprawę przepływu zleceń w produkcji oraz oszczędności związane z planowaniem. Chciałem, aby wreszcie skończyły się ciągłe pytania: na jakim etapie jest zlecenie? co zostało zamówione? jakie zadania zostały już wykonane? itp.
Skąd decyzja o wyborze właśnie tego rozwiązania, a nie konkurencyjnych (chodziło o cenę, zaawansowanie technologiczne, dostępność serwisu, a może coś innego)?
A.S.: Spośród systemów, które przeanalizowaliśmy, Optimus okazał się najbardziej elastyczny i funkcjonalny. Szczególnie w kalkulacjach mogliśmy zrobić dosłownie wszystko, co chcieliśmy. Nasza produkcja nie jest łatwa, wymaga zachowania określonych wymogów technologicznych, które Optimus jest w stanie odzwierciedlić. Dzięki wykonaniu kalkulacji mamy w tle już przygotowaną całą technologię wykonania wyrobu po najniższych kosztach. Wystarczy więc jednym kliknięciem zamienić kalkulację w zlecenie i system już samodzielnie generuje wszelkie zadania produkcyjne oraz zapotrzebowania materiałowe.
Jakie możliwości systemu były dla Państwa szczególnie interesujące?
A.S.: Możliwość dostosowania kalkulacji do naszych potrzeb oraz zaawansowany moduł planowania. Zależało mi, aby handlowcy nie skupiali się na żmudnych wyliczeniach, lecz szybko uzyskali koszt wytworzenia wyrobu i od ręki rozpoczęli swoją grę handlową. Podobnie chciałem odciążyć działy technologii i logistyki produkcji.
Jak przebiegał proces wdrażania systemu?
A.S.: Rozpoczęliśmy od wstępnej analizy naszych wymagań i szybko okazało się, że musimy wykonać gruntowną analizę kosztową. Udało nam się to zrobić sprawnie i teraz wiemy dokładnie (z najdrobniejszymi szczegółami), jaki jest koszt wytworzenia danego wyrobu.
Następnie zdefiniowaliśmy 5 podstawowych produktów, włączając w to nasze usługi dla innych zakładów – jesteśmy bowiem także podwykonawcą. Optimus zbudował dla nas 5 specjalistycznych paneli kalkulacyjnych i w zasadzie już po kilku miesiącach mogliśmy wykonywać kalkulacje i szybko wysyłać oferty e-mailem.
Kolejny krok to uruchomienie systemu zamówień materiałowych i podwykonawczych. Osoby zamawiające surowce mają od razu gotowe informacje, jaki surowiec i w jakiej ilości ma być zamówiony. Zamówienia są generowane automatycznie i natychmiast wysyłane e-mailem do dostawców.
Każde zamówienie materiałowe jest połączone z modułem magazynowym, a więc wystarczy materiał zamówić, aby to zamówienie szybko przekształcić w przyjęcie. Optimus generuje automatycznie etykietę paletową, czyli w magazynie nie mamy już anonimowych palet. Obecnie każda paleta ma swoje ID, dzięki któremu wiemy, co to jest za surowiec, w jakiej ilości i do jakiego zlecenia ma być użyty.
Następnie uruchomiono moduł rejestracji zadań na produkcji – każdy pracownik ma obowiązek rejestrowania każdego wykonanego zadania wynikającego ze zleceń komercyjnych, ale także każdego zadania nieplanowanego jak np. awaria czy przerwa obiadowa. Analiza tych wpisów jest dla nas bardzo istotna.
Ostatnim etapem było wprowadzenie modułu planowania, który okazuje się dla nas bardzo ważny, ale i bardzo trudny. Ciągłe zmiany informacji dotyczących zleceń i surowców mają bowiem wpływ na planowanie i przyznaję, że efektywnego korzystania z tego modułu cały czas się uczymy.
Po zakończeniu wdrożenia specjaliści z Optimusa wykonali dla nas także integrację z naszym systemem księgowym. W planach mamy kolejne projekty rozwojowe, głównie dotyczące usprawnienia niektórych czynności oraz zautomatyzowania wyliczania współczynnika FSC. Obserwujemy bowiem rosnące zainteresowanie FSC wśród naszych klientów. Możliwe, że kiedyś zdecydujemy się na automatyzację zbierania informacji o wykonaniu zadań bezpośrednio z maszyn – Optimus ma bowiem specjalny moduł wykonujący tę czynność.
Jak długo trwało wdrożenie i czy było kłopotliwe dla codziennego działania firmy?
A.S.: Trwało to niespełna rok. Samo wdrożenie nie było uciążliwe; pracownicy Optimusa musieli dostosować się do poziomu nasilenia produkcji i były faktycznie okresy, kiedy wdrożenie na chwilę było wstrzymywane. Robiliśmy przerwy ze względu na troskę o naszych klientów – niestety przepracowany pracownik popełnia więcej błędów, a na to nie mogliśmy sobie pozwolić.
Czy byliście Państwo zadowoleni z obsługi przez pracowników firmy Optimus?
A.S.: Tak. Nie mieliśmy kłopotów z komunikacją. Przyznaję, że Optimus jest w Polsce stosunkowo młodą firmą, jednak szybko udało się nam przekazać szczegółowo naszą specyfikę.
Jak sprawuje się system obecnie?
A.S.: System jest stabilny i działa poprawnie, ale jak to często bywa, apetyt rośnie w miarę jedzenia i już chcielibyśmy kilka rzeczy usprawnić. Nie spoczywamy więc na laurach – to, co już mamy, jest dobre, ale może być jeszcze lepiej.
Jakie procesy w firmie udało się usprawnić dzięki nowemu systemowi ?
A.S.: W zasadzie wszystkie. Muszę jednak szczerze przyznać, że takie wdrożenie nie jest łatwe. Szczególnie trudno jest przestawić się z jednego systemu na drugi i zmienić filozofię działania. Dzięki szybkiej odpowiedzi na zapytania ofertowe obserwuję ciągły ich wzrost oraz wzrost samych zamówień. Dlatego też zdecydowałem o utworzeniu nowego działu handlowego w Warszawie oraz o radykalnej rozbudowie zakładu. Ta inwestycja jest jeszcze przed nami i naprawdę nie wyobrażam sobie jej przeprowadzenia bez wsparcia firmy przez system Optimus.
Dziękuję za rozmowę.
Alfa-Print Sp. z o.o.
ul. Świętokrzyska 14A
00-050 Warszawa
