Firma QLA z podkrakowskich Bolechowic zajmuje się produkcją szerokiej gamy opakowań tekturowych, a na rynku znana jest z realizacji niekonwencjonalnych rozwiązań, dzięki czemu jest w stanie sprostać nawet nietypowym oczekiwaniom klientów. Mirosław Kula, jej współzałożyciel i prezes, w rozmowie z „Opakowaniem” podsumowuje doświadczenia związane z rocznym użytkowaniem rozwiązań do zarządzania produkcją PROFIS POLIGRAFIA oraz COMARCH OPTIMA.
Na wstępie proszę o zaprezentowanie firmy: czym się zajmujecie, jaki rodzaj produktów wykonujecie i dla jakich klientów?
Mirosław Kula: Zajmujemy się produkcją opakowań tekturowych, ze szczególnym uwzględnieniem opakowań z tektury falistej z całego katalogu opakowań FEFCO. Wykonujemy zarówno opakowania o małych gabarytach, jak i opakowania wielkogabarytowe z tektur ciężkich. Produkujemy również standy tekturowe, opakowania kaszerowane i różnego rodzaju materiały POS wykorzystywane podczas promocji w punktach sprzedaży.
Dział produkcji cyfrowej w naszej firmie ma możliwość druku bezpośredniego zarówno na tekturach falistych, jak i litych, z możliwością wycinania krótkich serii opakowań bez konieczności wykonywania wykrojników. Do całej gamy opakowań tekturowych, które produkujemy, możemy dodawać wypełnienia z pianek, gąbek oraz materiałów wykorzystywanych w tego typu produkcjach.
Całkiem niedawno rozpoczęliśmy produkcję opakowań ozdobnych z tektur litych i rozwijamy ten dział w naszej firmie.
Kiedy zdecydowaliście się Państwo na inwestycję w rozwiązania MIS/ERP?
Mirosław Kula: To było wiele lat temu; zrezygnowaliśmy wtedy z oprogramowania COMARCH OPTIMA na rzecz rozwiązania dedykowanego naszej branży, gdyż w tamtym czasie COMARCH nie posiadał oprogramowania, które zaspokoiłoby nasze potrzeby.
Niestety po kilku latach współpraca z firmą, z którą się związaliśmy, okazała się dla nas zbyt „trudna” i kosztowna, a sposób obsługi poszczególnych funkcjonalności oprogramowania przerósł nasze możliwości zarówno pod względem finansowym, jak i personalnym (mam na myśli liczbę osób potrzebnych do obsługi oprogramowania).
Teraz już wiemy, jak ważne jest, aby dobierać partnerów do współpracy na zasadach wcześniej jasno określonych, które nie pozwalają później na dyktowanie warunków współpracy korzystnych tylko dla jednej strony. Dlatego tak ważne było dla nas znalezienie nowego partnera do współpracy, który podobnie do nas rozumie szybko zmieniający się rynek i potrzeby klienta takiego jak my.
Co tkwiło u podstaw decyzji o zakupie rozwiązań PROFIS i COMARCH?
Mirosław Kula: Było kilka przyczyn podjęcia takiej decyzji. Po pierwsze konieczność wprowadzenia jasnych zasad wykonywania kalkulacji, przeprowadzanych w sposób szybki, niemalże automatyczny i nie angażujący na pierwszym etapie rozmów z klientem naszego działu projektowego. Handlowcy w ciągu dnia muszą odpowiadać na wiele zapytań klientów i dlatego ważny jest czas poświęcony na pojedynczą ofertę.
Profis pozwala administratorowi na samodzielne skonfigurowanie wielu szablonów kalkulacyjnych w zależności od możliwości technologicznych oraz potrzeb klientów. Tworzymy proste kalkulacje dla opakowań klapowych (z drukiem flekso i bez niego) dla formatów tektury dedykowanych pod te produkcje, ale możemy też kalkulować opakowania z materiałów, które w tej chwili posiadamy w magazynie. To duża wygoda zwłaszcza przy krótkich seriach i ekspresowych realizacjach.
Możemy wykonywać kalkulacje na produkcje specjalne, które wymagają wspomagania się wykonawcami zewnętrznymi, oraz takie, które są rozbudowane do wielu procesów produkcyjnych i wymagają łączenia kilku technologii w jeden produkt. Co istotne: po wykonaniu kalkulacji nie jest wykluczona jej modyfikacja i zmiana nawet kilku procesów technologicznych. Dla nas bardzo ważne jest, aby nie wykonywać pewnych czynności po kilka razy, a wiemy z doświad-
czenia, że wymagania naszych klientów co do finalnego efektu opakowania potrafią zmienić się w kilka godzin.
Zwykle u podstaw decyzji o zmianie systemów zarządzania drukarnią tkwią również inne przyczyny, takie jak problemy z dotychczas stosowanym workflow albo wzrost liczby obsługiwanych klientów.
Mirosław Kula: W naszym przypadku pojawiła się konieczność uproszczenia procedur zamawiania materiałów u naszych dostawców, która wynikała z jednej strony z malejących nakładów przy jednoczesnym wzroście liczby zamówień, z drugiej z rosnącej liczby klientów. PROFIS dał nam takie możliwości w przystępny sposób. Po wykonaniu kalkulacji jesteśmy w stanie szybko, w praktyce za pomocą jednego kliknięcia, przekształcić ją w zlecenie produkcyjne, z którego generujemy zamówienie materiałów potrzebnych do wykonania danego zlecenia i dzięki temu widzimy, na jakim etapie jest realizacja zamówień u naszych dostawców.
Kolejnym powodem wyboru rozwiązania PROFIS była potrzeba wprowadzenia procesu planowania zleceń dla działu produkcyjnego, tak aby powiązać zamówione materiały z ich przyjęciem na magazyn i rozchodami wewnętrznymi. Chcieliśmy to zrobić w przejrzysty i prosty sposób, bez generowania zbędnych papierów i procedur, których wykonanie wymaga pracy kilku osób z biura.
Każdy z użytkowników systemu w zależności od przydzielonych mu uprawnień jest odpowiedzialny za swoją pracę i kształtuje swój element systemu tak, aby następne czynności nie wymagały już powtarzania przez kolejne osoby.
Na decyzję wpłynęła również potrzeba automatyzacji niektórych procesów przy powtarzających się zleceniach; PROFIS nam to umożliwił.
Czy dokonując wyboru braliście Państwo pod uwagę konkurencyjne rozwiązania?
Mirosław Kula: Naturalnie. Uwzględniając nasze poprzednie doświadczenia z wdrożeniem, a zwłaszcza z obsługą posprzedażową oprogramowania, przyjrzeliśmy się dostępnej ofercie rynkowej.
Z góry odrzuciliśmy rozwiązania firm, które dotychczas nie sprzedały oprogramowania na polskim rynku oraz takich, które nie mają stałego przedstawicielstwa w naszym kraju (mimo że było kilka takich propozycji). Obietnic jest wiele, niestety z czasem rzeczywistość brutalnie weryfikuje marzenia.
Dla nas ważne było powiązanie dobrego branżowego rozwiązania ze stabilnym programem do obsługi księgowo-magazynowej, a takie możliwości dał nam PROFIS. Nie musimy się martwić o zgodność oprogramowania z ciągle zmieniającymi się przepisami. To załatwia za nas COMARCH-OPTIMA, dzięki czemu możemy skupić się na działaniu w PROFIS POLIGRAFIA, a z drugiej strony nasze biuro księgowe nie musi uczyć się nowych rozwiązań, co też obniża koszty tej obsługi.
Jak przebiegało wdrożenie?
Mirosław Kula: Wdrożenie, rozpoczęte po tym, jak tylko podjęliśmy decyzję o zakupie i określiliśmy nasze potrzeby i oczekiwania względem oprogramowania, przebiegało bardzo sprawnie.
Pierwszym etapem było określenie dodatkowych funkcjonalności, jakich potrzebowaliśmy w związku ze specyfiką branży i naszej produkcji (takich jak szablony wydruków i specjalne zestawienia, które ułatwiają nam teraz codzienną pracę). Muszę przyznać, że mieliśmy największe obawy co do tego etapu przygotowań, ale okazało się, że zespół PROFIS – choć nie miał wcześniej do czynienia z podobną do naszej produkcją – potrafił słuchać i przekładać nasze życzenia na sprawne i szybkie wykonanie poszczególnych funkcjonalności.
Przez około tygodnia kilka osób pracowało na tzw. testowej bazie, co pozwoliło nam wyłapać ewentualne błędy i poprawić je jeszcze przed ostatecznym uruchomieniem całego systemu.
Po tym czasie wprowadziliśmy ostateczne informacje dotyczące wydajności, czasów pracy, technologii oraz polityki cenowej, tak aby nie robić tego po uruchomieniu systemu i przez to nie tracić czasu.
Ze strony PROFIS w proces wdrożeniowy początkowo było zaangażowanych 3 specjalistów, ze strony QLA 2-3 osoby testujące poszczególne rozwiązania i wprowadzające dane potrzebne do rozpoczęcia kalkulacji, inicjowania zleceń oraz spraw związanych z produkcją.
Przez kolejny tydzień prowadziliśmy szkolenia dla osób, które nie miały dotychczas do czynienia z tego typu rozwiązaniami, a następnie płynnie, po przeprowadzeniu konwersji danych ze starego oprogramowania do nowego, zaczęliśmy pracę z nowym systemem już na „żywym organizmie”.
Jak nowy system wpłynął na codzienną pracę zakładu? Czy obsługa PROFIS POLIGRAFIA jest skomplikowanym zadaniem?
Mirosław Kula: Początkowo nie obyło się bez drobnych problemów – co jest naturalne w przypadku takich wdrożeń – jednak nie odbiły się one na naszej pracy, gdyż przed przejściem na nowe oprogramowanie przez jakiś czas korzystaliśmy wyłącznie z OPTIMY firmy Comarch, dlatego dodanie nowych opcji jedynie usprawniło nam procesy ofertowania, zamawiania materiałów, planowania produkcji, wykonywania rozchodów oraz obsługi logistycznej i posprzedażowej.
Obsługa PROFIS nie wymaga więcej szkolenia niż obsługa innych tego typu programów.
Najistotniejszym elementem na pierwszym etapie wdrożenia jest wyznaczenie 1-2 osób odpowiedzialnych za jego koordynację, konsekwentne odpowiadanie na pojawiające się pytania pracowników oraz powtarzanie elementów szkolenia do czasu nauczenia wszystkich uczestników korzystania z podstawowych funkcjonalności. Reszta przychodzi stopniowo z czasem i naprawdę usprawnia procesy w firmie.
Ważne jest również to, że filozofia działania programu jest zbieżna z działaniem OPTIMY, więc osoby pracujące z oprogramowaniem COMARCH nie mają najmniejszych problemów z obsługą interfejsu PROFIS POLIGRAFIA
Kto przechodził takie szkolenia? Jak pracownicy radzą sobie z obsługą systemu?
Mirosław Kula: Na początek dział obsługi klienta oraz dział handlowy, tak aby zapewnić płynność w odpowiedziach na zapytania i bieżącą obsługę zleceń. Następnie, w kolejności, szkolenie przebiegało równolegle wśród magazynierów i w dziale produkcji.
W tej chwili wszyscy pracownicy potrafią samodzielnie obsłużyć wszystkie funkcjonalności systemu. Jeżeli pojawiają się jakieś wątpliwości, to w każdej chwili możemy wykonać telefon do firmy PROFIS i uzyskać większość odpowiedzi w trakcie połączenia. Jeżeli coś wymaga ingerencji w system, załatwiamy to zwykle nie później niż w dzień po zgłoszeniu problemu.
Proszę o scharakteryzowanie możliwości i zadań Profis Poligrafia oraz Comarch ERP Optima. Które zalety w największym stopniu decydują o ich przydatności?
Mirosław Kula: Dużą zaletą PROFIS POLIGRAFIA jest jego modułowość. Jeżeli nie chcemy od razu wdrażać całego systemu, to polecam na początek moduł KALKULACJE, który pozwala wysyłać oferty do klientów; pozwala przyzwyczaić się do filozofii pracy oprogramowania, zdefiniować, wycenić i określić procesy produkcyjne, które wykonujemy w firmie.
Z czasem możemy stopniowo dołączać moduł ZARZĄDZANIA PRODUKCJĄ oraz moduły STANOWISK PRODUKCYJNYCH. Dzięki temu wdrożenie przebiega w sposób płynny i logiczny – od etapu wykonania kalkulacji dla klienta, przez przyjęcie zlecenia, aż do przeprowadzenia procesu produkcji zakończonego wysłaniem towaru do klienta i wystawieniem WZ oraz faktur kończących cały proces.
Co więcej, dzięki modułowej budowie nie musieliśmy instalować od razu całego systemu, ale mieliśmy możliwość ich przetestowania i podjęcia decyzji, który moduł i w jakiej ilości jest nam potrzebny.
Cały czas dostosowujemy system do naszych potrzeb i z pomocą zespołu PROFIS dodajemy funkcjonalności do modułów.
Zawsze jest to poprzedzone rozmowami o możliwościach wykonania oraz czaso- i kosztochłonności takich rozwiązań; w ten sposób osiągamy oczekiwany przez nas efekt w najbardziej ekonomiczny sposób.
Jaką konfigurację wybraliście Państwo dla swoich potrzeb?
Mirosław Kula: Wybraliśmy konfigurację z modułami KALKULACJE + ZARZĄDZANIE ZLECENIAMI + STANOWISKA PRODUKCYJNE, co pozwala w pełni kontrolować procesy od składania oferty do wysyłki towaru do klienta
Co po wdrożeniu zmieniło się na korzyść? Czy klienci dostrzegają korzyści wynikające z zastosowania nowych systemów?
Mirosław Kula: Dla firmy korzystną zmianą było przede wszystkim usprawnienie przepływu informacji pomiędzy działem handlowym, działem produkcji i biurem obsługi klienta, co znacząco poprawiło szybkość reakcji na zapytania, zamówienia i ewentualne pytania odbiorców o stan realizacji ich zamówień.
Handlowcy nie muszą już za każdym razem pytać szefa produkcji o stan ich realizacji; wystarczy, że włączą podgląd konkretnego zlecenia w systemie.
Jak dostawca oprogramowania poradził sobie z kwestiami obsługi posprzedażnej?
Mirosław Kula: PROFIS nie dał nam żadnych powodów do zwątpienia w jego profesjonalizm, tak w trakcie wdrożenia, jak i w ciągu roku działania oprogramowania. W każdym momencie możemy dzwonić do biura i zadawać pytania dotyczące działania programu. Jeżeli zgłaszamy ewentualne błędy (które pojawiają się bardzo sporadycznie), to są eliminowane w możliwie najszybszym trybie. Kluczem do dobrej współpracy jest słuchanie uwag klientów i szybkie reagowanie na ich potrzeby, a jak dotychczas zespół PROFIS tak właśnie działa.
Czy zainstalowany system zaspokaja potrzeby firmy? Czy rozpatrujecie Państwo możliwość rozbudowy systemu w przyszłości?
Mirosław Kula: W chwili obecnej system zaspokaja nasze potrzeby w kwestii obsługi klientów, składania zamówień, planowania produkcji i logistyki.
Cały czas pracujemy z PROFIS nad nowymi funkcjonalnościami potrzebnymi w branży opakowań tekturowych oraz w naszej firmie i mam nadzieję, że dzięki pozyskiwaniu przez PROFIS nowych klientów system będzie rozbudowywany i zyska dodatkowe możliwości.
Dziękuję za rozmowę.
Rozmawiał Tomasz Krawczak
Alfa-Print Sp. z o.o.
ul. Świętokrzyska 14A
00-050 Warszawa
