Zintegrowany system zarządzania zakładem produkcji opakowań – Bogusław Lichoński

26 Feb 2013 13:12

Od roku 2005 zajmujemy się wdrażaniem systemów informatycznych wspierających działalność różnego typu zakładów produkcyjnych – głównie drukarń i producentów opakowań. Dla wielu firm już samo stosowanie jakiegokolwiek systemu stanowiło spore wyzwanie, jednak z reguły użytkownicy zaczęli szybko doceniać zalety zintegrowanego systemu, który stał się najważniejszym nośnikiem informacji, a także dostarcza specjali-zowanych narzędzi znacznie ułatwiających codzienną pracę. Zauważyliśmy, że właśnie narzędzia optymalizacyjne wzbudzają największy entuzjazm klientów. Zoptymalizowana kalkulacja czy automatyczne planowanie produkcji są funkcjami zawierającymi zaawansowane algorytmy optymalizacyjne i można je uznać za najmocniejsze strony systemu. Znacznie mniej osób docenia jednak – jako największą wartość – integralność oprogramowania. W systemie zarządzania klasy MIS (jakim jest wdrażany przez nas system Graphisoft) nie ma bowiem potrzeby wielokrotnego wprowadzania tych samych danych. System płynnie pozyskuje niezbędne dane do produkcji i prezentuje je w odpowiednich miejscach. Dane raz wprowadzone są wykorzystywane w wielu różnych miejscach systemu także w postaci przetworzonej. Nowe wyzwania – nowe systemy W ostatnich latach – w związku z upowszechnieniem Internetu – nasza branża doświadczyła małej rewolucji w sposobie sprzedaży usług przez drukarnie. Tak jak banki powszechnie udostępniają klientom dostęp do konta poprzez sieć, tak i drukarnie już wkrótce (a w wielu przypadkach już teraz) umożliwią przez Internet dostęp do kalkulacji produktu czy edytora graficznego, umożliwiając klientom samodzielne zaprojektowanie produktu oraz zapłatę za jego wykonanie przelewem elektronicznym lub kartą bankową. Systemy, o których mowa, są znane jako tzw. systemy web-2print i wszelkie prognozy mówią, że w ciągu kilku lat staną się one standardem w komunikacji klienta końcowego z producentem opakowań i drukarnią. Integracja systemu web2print z systemem centralnym MIS wydaje się niezbędna. Każda transakcja powstająca w web2print oznacza bowiem konieczność rejestracji nowego zlecenia produkcyjnego w systemie MIS. Dane z web-2print powinny więc automatycznie przejść do systemu MIS, a potem dalej do systemu księgowego oraz (jeśli firma korzysta z zewnętrznych usług kurierskich) do podwykonawcy realizującego dostawę. MIS powinien działać także w drugą stronę, informując użytkownika systemu web2print o statusie wykonania zlecenia. W ten sposób klient może być na bieżąco i w czasie rzeczywistym informowany, co się dzieje z jego zleceniem. Systemy nadzorujące prepress i maszyny poligraficzne Systemy prepressowe, tzw. workflow, są znane w drukarniach już od początku XXI wieku i obecnie powszechnie wykorzystywane. Są to systemy zintegrowane, które często składają się z wielu modułów. Integracja tych systemów dotyczy także konkretnych maszyn (CtP, proofery, plotery itp.). Nowoczesne maszyny drukujące i coraz częściej introligatorskie są również sterowane komputerowo, a więc pracują pod kontrolą pewnego systemu informatycznego. Wspomniane tu systemy są głęboko ukryte w strukturze produkcji, jednak to one pierwsze wiedzą, które zadania zostały wykonane. Integracja z tymi systemami oraz z systemem MIS jest więc bardzo istotna. W tym obszarze od lat działa organizacja CIP4, która promuje (z dobrym skutkiem) format JDF służący do wymiany danych między różnymi systemami poligraficznymi. System Graphisoft MIS został już wielokrotnie zintegrowany z systemami prepress i maszyn, a lista istniejących integracji jest publikowana na stronie www.cip4.org Obsługa dostaw – współpraca z firmą zewnętrzną Firmy kurierskie już od dawna udostępniają swoje usługi w Internecie i praktycznie każdy większy gracz na tym rynku oferuje specjalny web-service służący do integracji z wszelkiego rodzaju zewnętrznymi systemami. Firma korzystająca z systemu web2print lub/i systemu MIS przechowuje dane do wysyłki w tych systemach i tego typu integracja jest jak najbardziej wskazana, szczególnie w drukarniach niskonakładowych, gdzie ilość zleceń jest bardzo duża. Także w tym przypadku integracja może być dwustronna: system kurierski może przekazać informację o numerze listu przewozowego i udostępnia na ogół funkcję tzw. śledzenia przesyłki. Warto zauważyć, że tego typu projekty integracyjne można finansować przy wsparciu funduszy unijnych. Wręcz idealnie nadaje się do tego celu wsparcie z działania 8.2. Systemy księgowe System MIS nie posiada najczęściej typowych funkcji systemów księgowych, jednak w celu zapewnienia cyklu sprzedaży fakturuje zlecenia produkcyjne. Niekiedy taką funkcję posiadają także systemy web2print. Tego typu integracja, polegająca na przesłaniu faktur w postaci elektronicznej do księgi głównej systemu księgowego, jest praktycznie niezbędna, jeśli chcemy uniknąć podwójnego wystawiania faktur. I w tym przypadku integracja może być dwustronna, system księgowy bowiem jako pierwszy rejestruje dokonane płatności i takie informacje mogą być przekazywane zwrotnie do MIS lub web2print w celu lepszej kontroli płatności klienta przez dział handlowy drukarni. Rejestratory czasu pracy (RCP) Systemy rejestracji czasu pracy, tzw. RCP, są powszechnie używane w wielu firmach produkcyjnych i często integrowane z systemami kadrowo-płacowymi w celu poprawnego wyliczenia pensji pracowników. Drukarnie również stosują tego typu systemy. Ich funkcjonalność częściowo pokrywa się z rejestratorami czasu i wykonania zadań, które są zawarte w systemach MIS. Niekiedy jednak wykonujemy integrację systemu MIS z RCP w celu porównania czasu spędzonego przez pracowników w zakładzie i wychwycenia ewentualnych różnic. Dosyć powszechną praktyką jest bowiem wchodzenie i wychodzenie grup pracowników po „odbiciu” karty RCP. Podsumowanie Systemy informatyczne na dobre już zagościły w polskich drukarniach i u producentów opakowań. Ten artykuł na pewno nie objął ich wszystkich i zapewne spotkają Państwo także inne systemy, które będą w drukarni niezbędne. Trudno mówić o jednym zintegrowanym supersystemie, który obsłużyłby wszystkie aktywności firmy. Dlatego automatyczne wymiany danych między systemami będą niezbędne. Przedstawiony w tym artykule schemat integracji systemów jest tylko przykładowy i w różnych drukarniach może wyglądać nieco inaczej, w zależności od biznesowych potrzeb firmy.