Firma pod kontrolą – Krzysztof Krupa

26 Feb 2013 13:12

Małe i średnie przedsiębiorstwa poligraficzne zaangażowane w produkcję opakowaniową, które istnieją na rynku od kilkunastu lat, zaczynają dotkliwie odczuwać brak odpowiedniej, szczegółowej wiedzy o własnej firmie. Dotychczas w zupełności wystarczały bardzo dobra intuicja i znajomość konkurencji. Jednak teraz, kiedy margines błędu i negocjacji skurczył się do niebezpiecznego minimum, sama intuicja nie wystarczy. Konieczne jest poparcie intuicji twardymi wiarygodnymi danymi zbieranymi w całym przedsiębiorstwie oraz przełożenie ich na końcowy wynik finansowy, a tym samym na oferowaną klientowi cenę. Jest to jednak proces skomplikowany i nie każda firma może sobie pozwolić na utrzymywanie jednostki kontrolującej wszystkie procesy zachodzące w przedsiębiorstwie. Tę niszę na rynku wykorzystała firma Print House Projects oferująca zarówno usługi z zakresu controllingu, jak i prowadzenia projektów inwestycyjnych oraz księgowości dla branży poligraficznej i opakowaniowej. Głównym celem przedsiębiorstwa jest pomoc klientom w zakresie usprawniania organizacji oraz przepływu informacji w firmie. To bardzo szerokie zagadnienie, obejmujące takie aspekty jak: komunikacyjny, organizacyjny, finansowy i wdrożeniowy. Przez aspekt komunikacyjny rozumie się takie zorganizowanie przepływu informacji, które pozwoli zainteresowanym grupom pracowników na uzyskanie odpowiedniej informacji przygotowanej przez inne działy czy osoby – niezależnie od terminu bądź sposobu jej pozyskiwania. Przykładem może być wdrożenie pewnego standardu komunikacyjnego: co przekaz informacyjny powinien zawierać i jak należy go przygotować. Wprowadzenie cotygodniowych spotkań przedstawicieli poszczególnych działów oraz ustalenie ich formuły pozwala na przekazywanie niezbędnych informacji innym działom zawsze w ten sam sposób wraz z przygotowanym krótkim sprawozdaniem z takiego spotkania. Tego rodzaju formy brakuje w naszych organizacjach. Często organizowane są pojedyncze spotkania z poszczególnymi działami firmy, z których nie wynikają żadne konstruktywne wnioski. Nie wiadomo nawet, czy w innym dziale firmy są przeprowadzane podobne projekty bądź pokrewne inicjatywy, a przecież ważne jest, aby firma była jedną organizacją, jednym organizmem, a nie tylko osobnymi elementami układanki. Kolejnym etapem w usprawnianiu funkcjonowania organizacji jest przygotowanie mapy procesów zachodzących, połączenie jej, opisanie spornych czynności oraz określenie jasnego przydziału kompetencji i odpowiedzialności. Takie podejście jest konieczne, by nie dublować czynności wykonywanych w poszczególnych działach oraz aby jasno określić, kto jest za co odpowiedzialny. Jest to trudne do wdrożenia, ale przynosi wiele korzyści. Działania te są ściśle powiązane z organizacją finansową firmy. Na tym etapie można zauważyć, że niektórzy z pracowników powinni być odpowiedzialni za koszty powstałe w ich dziale lub za liczbę zatrudnionych osób. W tym punkcie następuje sprawdzenie, czy pod kątem rachunkowym firma jest przygotowana do szczegółowej kontroli kosztów. Czy zakładowy plan kont był modyfikowany wraz z rozwojem firmy, czy też pozostał od początku nieznacznie zmodyfikowany? Czy przejrzystość finansowa w firmie pozwala na odpowiedzialne i świadome podejmowanie decyzji na szczeblu zarządu lub kierownictwa? Z powyższego opisu wynika, że wszystkie działania firmy Print House Projects dążą do opieki nad klientem oraz do poprawy funkcjonowania przedsiębiorstwa – do uświadomienia sobie jego mocnych i słabych stron oraz podjęcia wymaganych działań na odpowiednio wczesnym etapie. Print House Projects skupia się także na inicjowaniu wdrożenia koncepcji controllingu finansowo-operacyjnego w małych i średnich przedsiębiorstwach. To oczywiście wiąże się bezpośrednio z działem księgowości, który musi zrozumieć swoją nową rolę w przedsiębiorstwie. Do jego obowiązków nie należy już tylko rozliczanie przedsiębiorstwa pod względem prawno-rachunkowym. Obecnie, kiedy podczas przetargów rozgrywa się walka na 3. miejscu po przecinku przy jednostkowej cenie wyrobu, konieczne jest świadome podejmowanie decyzji. Już nie wystarczą ogólne średnie wartości. Przyjrzenie się pod takim kątem przedsiębiorstwu pozwala wskazać braki informacyjne, które są nie do odrobienia bez ogromnego nakładu pracy. Świadomość funkcjonowania przedsiębiorstwa nie kończy się jednak tylko na kwestiach finansowych. Controlling operacyjny jest powiązany również z monitorowaniem innych działów, w tym działu produkcji. Tu z pomocą przychodzą zintegrowane systemy klasy MIS/ERP II. Nadzorowanie zleceń, wykonań produkcyjnych, integracja z magazynem pozwalają zebrać te wszystkie dane w jednym miejscu, w celu ułatwienia dostępu do nich. W dzisiejszych czasach bez takich systemów firmy są narażone na bardzo duże ryzyko podejmowania przypadkowych decyzji niepopartych wcześniejszą analizą. Sztuką jest zebranie wszystkich informacji z firmy w jednym miejscu w sposób usystematyzowany i pozwalający zachować ciągłość zdarzeń począwszy od kalkulacji, a skończywszy na wysyłce gotowego produktu. Rolą systemów MIS jest budowanie informatycznej płaszczyzny wymiany danych. Najważniejszym etapem wdrożenia systemu MIS/ERP jest analiza przedwdrożeniowa. To element niezależny od systemu, jaki będzie wdrażany spośród dostępnych na rynku. Dobre przygotowanie do wdrożenia, a więc rozpoznanie potrzeb i specyfikacji, to około 30% sukcesu. Kolejny etap to wybór odpowiedniego systemu, który jest najlepiej przygotowany do działania w tak opisanej i przygotowanej firmie. Dzięki analizie przedwdrożeniowej będzie możliwe łatwe porównanie tego, co funkcjonuje z tym, co oferuje dostępny system. Należy pamiętać, że wdrożenie systemu powinno przebiegać w sposób synchroniczny z funkcjonowaniem przedsiębiorstwa, przy jednoczesnym zapewnieniu odpowiedniego zakresu funkcjonalnego we wdrażanym systemie zintegrowanym.