Firma Infosystems SA poinformowała o wdrożeniu systemu do zarządzania – PrintManager – w jednej z czołowych drukarń fleksograficznych w Polsce: Fano z Warszawy. System usprawnił pracę w tym przedsiębiorstwie, umożliwił rejestrację wszystkich czynności związanych z danym zleceniem i klientem, a także w większym zakresie wyeliminował błędy.
Fano to zakład z 30-letnią historią, stawiający na rozwój w oparciu o nowoczesne technologie. Od wielu lat firma inwestowała w nowoczesne maszyny drukujące, powoli obierając sobie za kluczową specjalizację produkcję etykiet w technologii fleksograficznej. Park maszynowy drukarni składa się z 10 linii produkcyjnych o zróżnicowanej konfiguracji do zadrukowywania, uszlachetniania, zdobienia, konfekcjonowania i rozcinania różnych rodzajów etykiet i opakowań. Firma specjalizuje się w produkcji wysokiej jakości etykiet samoprzylepnych i laminatów saszetkowych oraz etykiet IML, rękawowych, owijkowych czy etykiet peel-off z możliwością zadrukowywania do 10 kolorów, złocenia, tłoczenia, laminacji i wielu innych uszlachetnień, które można łączyć w dowolnej konfiguracji.
Zakupy coraz lepszych maszyn to milowe kroki w naszej historii, bo każda niemal inwestycja otwierała nam nowe możliwości i umożliwiała dalszy rozwój – mówi Bolesław Jasinowicz, wiceprezes drukarni Fano. – Firma się rozrastała, zwiększaliśmy zatrudnienie, przybywało nam zleceń. Wszystko to powodowało, że od kilku już lat musieliśmy posiłkować się rozwiązaniami pozwalającymi na sprawne zarządzanie naszym przedsiębiorstwem. Posiadaliśmy proste systemy, które umożliwiały tylko niektóre czynności w tym zakresie. Nowe instalacje, umożliwiające drukowanie różnego rodzaju wysoko uszlachetnionych, bardzo zaawansowanych etykiet jak etykiety kosmetyczne, etykiety IML, shrink sleeve czy peel-off wygenerowała potrzebę jeszcze lepszego systemu do zarządzania niż ten, którym do tej pory dysponowaliśmy.
W poszukiwaniu odpowiedniego rozwiązania
Planując dalszy rozwój, firma Fano rozpoczęła poszukiwania najlepszego dla swoich potrzeb rozwiązania do zarządzania przedsiębiorstwem. Już od jakiegoś czasu analizowaliśmy rynek pod tym kątem – mówi Bolesław Jasinowicz – i okazało się, że nie ma w naszym kraju tak wiele ofert systemów, które obejmowałyby kompleksowo zarządzanie przedsiębiorstwem jak PrintManager firmy Infosystems SA. Poza tym firma ta odnotowała już wiele wdrożeń w drukarniach o podobnym profilu działalności do naszego, więc mogliśmy dowiedzieć się więcej o systemie od jego użytkowników. Infosystems jest firmą polską i zlokalizowaną stosunkowo blisko, dzięki czemu może-my liczyć na szybkie wsparcie w razie nowych potrzeb czy w rozwiązywaniu ewentualnych problemów. Poza tym jako jedyna oferowała tak dogłębne analizy biznesowe, a tego bardzo potrzebowaliśmy, bo wcześniej nie byliśmy w stanie ich tak precyzyjnie wykonywać. Stąd wybór padł na rozwiązanie oferowane przez Infosystems SA.
Inwestycji pomogła również dotacja unijna, jaką udało się pozyskać, a z których Fano również korzysta. Dotacje są z jednej strony potwierdzeniem innowacyjności, na jaką stawia Fano, a z drugiej dowodem wiarygodności firmy. Niemałe znaczenie przy wyborze dostawcy miał dla nas fakt, że system PrintManager jest elastyczny i można go dopasować do potrzeb każdego zakładu poligraficznego, niezależnie od realizowanej w nim produkcji – mówi Bolesław Jasinowicz. – Naszym głównym celem było zintegrowanie procesów oraz poprawa planowania i logistyki firmy. Obecnie, kiedy system już działa, możemy powiedzieć, że nam się to udało i jesteśmy z jego wdrożenia zadowoleni, choć początki nie były łatwe. Jak każde wdrożenie nowego rozwiązania również to spotkało się z oporem pracowników, a system tylko wówczas będzie przydatny, jeśli będą oni zdyscyplinowani względem pracy z tym rozwiązaniem. Teraz jednak widzimy już jego ogromne korzyści.
Wdrożenie – ciężka praca, wiele korzyści
Etap wdrożenia, jak mówi Bolesław Jasinowicz, poprzedziła dogłębna analiza potrzeb drukarni Fano, dokonana wspólnie z Infosystems SA. Zaletą tego systemu jest to, że dostosowuje się on do potrzeb drukarni, ale jednocześnie może podpowiedzieć wiele ciekawych rozwiązań. Wówczas warto zastanowić się, czy nie należy zmienić pewnych schematów we własnej firmie, by lepiej ona funkcjonowała. Firma Infosystems SA na etapie analiz jest w tym zakresie również bardzo pomocna. System jest bardzo elastyczny pod kątem wprowadzania nowych rozwiązań.
Po dokładnej analizie Infosystems SA przedstawia klientowi szkielet rozwiązania, które ma być wdrożone. W firmie Fano wdrożenie objęło kompleksowo całe przedsiębiorstwo, a poszczególne moduły usprawniają teraz pracę różnych działów. Moduł Contact Manager umożliwił nam zarządzanie relacjami z klientami i obsługę zamówień. To rozwiązanie klasy CRM, które z jednej strony wspiera komunikację między firmą a klientem, a z drugiej – komunikację wewnątrz firmy. Pozwala na gromadzenie wszystkich danych, co jest bardzo przydatne w codziennej pracy, bo znacząco przyspiesza dotarcie do wszelkich informacji, które są ze sobą powiązane w konkretnych projektach. Wcześniej czasami te dane trzeba było w różnych miejscach odnaleźć np. na końcowym etapie (choćby przy wystawianiu faktury), co generowało stratę czasu. Teraz wszystko mamy w jednym miejscu, zarchiwizowane.
Kolejny moduł – ProductManager – umożliwia drukarni Fano zautomatyzowane tworzenie kalkulacji kosztów zróżnicowanych produktów, kart technologicznych i zleceń. Wszystkie maszyny, urządzenia i gniazda robocze są zdefiniowane w systemie jako miejsca powstawania kosztów, dla których wyliczane są stawki kosztowe. Ta funkcja umożliwia szybsze i bardziej precyzyjne kalkulacje zleceń, a także sprawne tworzenie kart technologicznych. System automatycznie podpowiada, jak najkorzystniej wykonać dane zlecenie. To bardzo przydatna funkcja w pracy handlowców. Również z myślą o nich w systemie są funkcje ofertowania w wersjach polskiej i angielskiej, co ułatwia im pracę i umożliwia wykonanie większej liczby kalkulacji. Każdy proces w systemie ma też stworzone ścieżki postępowania, podpowiadając handlowcom, co po kolei należy zrobić, aby prawidłowo przygotować ofertę. Po jej wysłaniu system rejestruje, czy została ona przyjęta, czy odrzucona. To z kolei umożliwia nam analizę, dlaczego niektóre oferty zostają odrzucone – czy przez czas realizacji danego zlecenia, jego cenę itd. Pozwala to nam na wprowadzanie określonych zmian w przyszłości. Ważne jest też, że wszystkie czynności są tu rejestrowane i z każdego poziomu istnieje do nich dostęp.
System PrintManager, co podkreśla Bolesław Jasinowicz, umożliwia również sprawniejszą logistykę w firmie. Osoba z działu logistyki dokonuje teraz weryfikacji, czy materiały potrzebne do danego zlecenia są w firmie, czy też trzeba je zamówić, co eliminuje ewentualne przestoje. PrintManager jest też bardzo pomocnym narzędziem w zakresie planowania produkcji. Aplikacją odpowiedzialną za to jest moduł ProductPlanner, który umożliwia pełne wykorzystanie możliwości parku maszynowego naszej drukarni, co przekłada się w pewnym stopniu na wydajność całego przedsiębiorstwa. Dzięki modułowi Job Acquisitor kierownicy, brygadziści mają również wgląd w szczegóły technologiczne poszczególnych zleceń, co wpływa nie tylko na sprawniejszą produkcję, ale również kontrolę pracy. W systemie bowiem – mówi Bolesław Jasinowicz – drukarz ma narzucony czas na wykonanie danego zlecenia i powinien się w nim zmieścić. Oczywiście zdarzają się sytuacje losowe, które odnotowuje się, ale generalnie pomaga on w lepszej kontroli pracy i umożliwia lepszą analizę procesów. I to właśnie ta ostatnia funkcja jest jedną z największych zalet systemu PrintManager. Analiza powykonawcza danego zlecenia, analiza rentowności klienta, pracy naszych pracowników – to informacje, które pozyskujemy z systemu, a które są nam niezmiernie przydatne do oceny działania przedsiębiorstwa i jego poszczególnych elementów. Wcześniej taka analiza nie była dla nas możliwa w tak zaawansowanym stopniu, w jakim oferuje to obecnie PrintManager. I choć trzeba przyznać, że cały czas jeszcze poznajemy ten system, bo jest on bardzo rozbudowanym narzędziem – to jesteśmy z niego zadowoleni.
Opracowano na podstawie materiałów firmy Infosystems
