Business Intelligence Software Solutions (BISS) obejmuje szereg rozwiązań programowych, które ułatwiają zarządzanie pełnym cyklem biznesowym firmy. W jaki sposób ewoluuje to rozwiązanie? Jakie są jego zalety? Czy to oprogramowanie może zastąpić pracę człowieka?
Ewolucja rynku od czasów rewolucji przemysłowej zmierza w jednym kierunku – ku lepszym produktom, lepszym usługom i lepszej jakości ludzkiego życia. Branża poligraficzna, jaką znaliśmy kilka, a nawet kilkanaście lat temu, też nie jest już taka sama. Wyewoluowała ona bowiem do branży komunikacji graficznej i wizualnej, w której wszystko, co widzimy, czytamy i czujemy, jest wprost związane z tym, co dla produktów i usług naszych klientów zostanie wyprodukowane przez branżę poligraficzną. Wszystko kręci się wokół konsumentów, ich codziennych potrzeb i zapewnienia im rozrywki. Nasza branża ma ogromny przywilej transformowania codziennych nawyków w obrazy, wrażenia i komunikację. Niejednokrotnie ma też przywilej bycia świadomą częścią tych działań, zanim zostaną one upublicznione. Każdego dnia mamy do wykonania nowe produkcje, nowe zadania i nowe projekty – i to jest właśnie piękno naszej branży.
Cyfryzacja procesów w przedsiębiorstwie
Od urodzenia rozwijamy się, stale zdobywając nowe umiejętności i wiedzę. Nasza branża również ewoluuje w kierunku lepszej i szybszej produkcji, stając się jednocześnie prostszą dla nas i naszych klientów. Stale inwestujemy w nowy sprzęt, oparty na lepszej technologii i bardziej zaawansowanej cyfryzacji. Technologie druku dają nam co roku nowe możliwości rozwoju, pozwalając nam wykonywać naszą pracę lepiej, szybciej i łatwiej, przyczyniając się tym samym do rozwoju naszych biznesów.
DGI (Digital Graphics Group International) podąża za tą ewolucją i dzięki temu wyprzedza branżę. Firmy nieustannie potrzebują jednak więcej narzędzi, aby działać szybciej i móc w czasie rzeczywistym identyfikować obszary, w których mogą lepiej obsługiwać klientów i zapewniać skuteczniejszą pracę w zespołach. Cyfryzacja nazywana BISS (Business Intelligence Software Solutions) pomaga tworzyć lepszy świat dla wszystkich zaangażowanych stron.
„Wewnętrzny” BISS pomaga w pełni zarządzać produkcją, od wprowadzania zleceń, planowania produkcji, kontroli jakości, aż po pakowanie, wysyłkę i śledzenie dostaw. Istnieje prawie nieskończona liczba rozwiązań, które mogą dostarczyć cennych informacji potrzebnych do kontrolowania całego cyklu, podejmowania działań naprawczych i znajdowania nowych ścieżek działania w celu ciągłego doskonalenia procesów.
„Zewnętrzny” BISS natomiast łączy z klientami, dając im lepsze i łatwiejsze rozwiązania do składania zamówień, śledzenia procesu, a także wgląd we wszystkie informacje związane z zamówieniem i tym samym poczucie kontroli nad procesem. Otwarte portale, które sprawiają, że klient poczuje się jak w domu i będzie bardziej zaangażowany w działania produkcyjne, mogą zapewnić natychmiastowe automatyczne sprawdzenie wgranych plików w celu szybszej i lepszej realizacji zlecenia. Dzięki BISS można śledzić wskaźnik utrzymania klienta i wartość jego zamówień, dlatego możliwe jest zaoferowanie mu (i sobie) pełnych danych i informacji na temat jego narzędzi do komunikacji, jego sieci sklepów i różnych sposobów przekazywania informacji, jak również tego, gdzie jego wyprodukowane narzędzia będą dystrybuowane i/lub instalowane, gdzie się obecnie znajdują i co można zmienić, jeśli potrzebne jest strategiczne działanie w celu wsparcia klienta w osiągnięciu sukcesu na rynku.
Kluczem do tego wszystkiego jest cyfryzacja. W obszarze technologii, procesów wewnętrznych i zewnętrznych BISS kontroluje całą działalność i pozwala podejmować lepsze decyzje zarządcze. Zyskujemy dzięki niemu kontrolę nad produkcją, relacjami z klientami i wydajnością. Firmy, które nie traktują tej sfery jako priorytetu, nie będą w stanie ewoluować w kierunku lepszej przyszłości i najpewniej stracą zdolność do rozwoju.
Aby to wszystko mogło się wydarzyć, potrzeba umiejętności i decyzji człowieka. Cyfryzacja nie zastąpi ludzkiej pracy i inteligencji. Wprost przeciwnie, stworzy nowe miejsca pracy, nowe możliwości i nowe zawody.
Magiczny świat produktywności i rentowności
Po cyfryzacji technologii i procesów przemysłowych (która jest domeną dostawców), mamy cyfryzację naszej wiedzy w celu podejmowania lepszych decyzji, lepszego zarządzania, lepszego przepływu pracy, a nawet większego zaangażowania zespołów. Ta ewolucja pozwala nam lepiej targetować rynki i klientów. W jakich segmentach chcemy pracować i na jakich klientach o największym potencjale musimy się skupić? Jak możemy zwiększyć retencję naszych klientów i jak możemy poprawić ich wartość? Czy lepiej jest zwiększyć portfel klientów, czy ich wartość i lojalność? W jakich obszarach chcemy się rozwijać i dokąd możemy zmierzać w przyszłości dzięki nowym produktom i rosnącemu portfolio produktów i usług? Odpowiedzi na te kluczowe pytania pozwalają rozwinąć biznes. Wiemy, że dla wielu najlepszym rozwiązaniem na początek jest położenie nacisku na zwiększenie wolumenu sprzedaży, ale często w pierwszej kolejności należy skupić się na relacji między satysfakcją klienta a zdolnością produkcyjną przy stale rosnącej liczbie zamówień.
Jeśli chodzi o planowanie, jesteśmy dziś w stanie w pełni zautomatyzować zamówienia klientów i zamknąć je w płynnym i łatwym procesie zarówno dla klienta, jak i dla naszego planowania produkcji. Natychmiast po wgraniu plików automatycznie następuje sprawdzenie profilu i wygenerowanie proofu kolorystycznego dla klienta. Możemy także oferować zróżnicowane ceny dla różnych czasów realizacji i dostawy, a to pozwoli zapewnić prawidłowe przepływy pracy i zachować wysoki poziom satysfakcji klienta, gdy zamówienie zostało zrealizowane zgodnie z jego potrzebami. Jesteśmy w stanie automatycznie zarządzać planowaniem pracy pojedynczej maszyny, tak aby wykorzystać jej pełną zdolność produkcyjną. Możemy to osiągać dzięki szybszym konfiguracjom i wyeliminowaniu przestojów na zmianę materiałów. Cyfryzacja pozwala nam wprowadzać takie optymalizacje na pojedynczych zespołach, ale także na kilkudziesięciu urządzeniach produkcyjnych, na wszystkich eta- pach przepływu pracy, bez ograniczeń wymiarowych i z natychmiastową informacją na żywo.
To magiczny i wymarzony świat produktywności i rentowności.
Kultura cyfryzacji i chęć inwestowania
Personalizowane portale dla klientów zapewniają lepszą i silniejszą relację z klientem, gwarantując lojalność. To trochę jak praca w zespole, w którym dostarczamy klientowi wszystkich potrzebnych informacji na temat jego produktów, rozmiarów, danych geograficznych, a nawet zaktualizowanych zasobów ludzkich, które muszą codziennie pracować na rzecz rozwoju i lepszej obsługi klientów i konsumentów. Kiedy pracujemy z klientem ramię w ramię, wnosząc cenne informacje, reagując na jego codzienne potrzeby w zgodzie z jego strategią, zmieniamy się z prostego dostawcy produktów/usług w silnego i pewnego partnera, któremu można zaufać. Rozwijamy się razem i to dzięki temu zyskują obie strony.
Liczne i zróżnicowane systemy ERP pomagają kontrolować przepływ pracy w produkcji, wspierają we wszystkich zadaniach, od magazynowania surowców, po szacowanie czasu realizacji, zmniejszając wydatki i zarządzając przepływem gotówki. Narzędzia te mogą również pomóc zespołom roboczym w lepszym planowaniu i podejmowaniu szybkich decyzji w przypadku nieoczekiwanych zmian. W naszej branży firmy nie będą w stanie ewoluować i się rozwijać bez kultury cyfryzacji i chęci inwestowania. Informacje, które otrzymujemy dzięki cyfryzacji, są niezbędne i tak cenne, że przyczyniają się do optymalizacji wszystkich aspektów zarządzania, przepływu pracy, wewnętrznych i zewnętrznych procesów oraz rentowności.
Nawet jeśli dzisiejszy dzień wygląda tak, jakby pochodził z przyszłości, to sztuczna inteligencja już niebawem może pomóc w zarządzaniu przepływem pracy i w przewidywaniu popytu. Firmy w branży mają tygodniowy, miesięczny, kwartalny, zmienny przepływ pracy. Zależy to od rynków i segmentów, w których pracują, dlatego potrzebują zarządzania, aby lepiej kontrolować zasoby. Dzięki wdrożeniu BI można mieć wgląd w rynkowe tendencje i dzięki temu otrzymywać lepsze wskazówki dotyczące tego, jak może to wpłynąć na potrzebę komunikowania się z konsumentami. We współczesnym świecie istnieje tak wiele wahań politycznych i finansowych, dotyczących stóp procentowych, inflacji czy nawet pogody i pór roku. To wszystko może wpływać na nasze życie! Te zmienne wpływają też na zachowania konsumentów, a co za tym idzie, implikują potrzebę komunikacji. Na przykład zdarza się, że recesje skutkują większą liczbą kampanii i intensyfikacją komunikacji, aby zachęcić konsumentów do promocji i utrzymać sprzedaż produktów.
Sztuczna inteligencja jest już wykorzystywana do wyeliminowania konieczności nagrywania rozmów telefonicznych (i irytujących komunikatów informujących o nagrywaniu rozmowy z konsultantem w celu kontroli jakości obsługi klienta). W tej chwili mechanizm może wykryć i rozpoznać ton rozmowy dzięki setkom konkretnych, posegmentowanych i sklasyfikowanych „słów”, których porównanie z tymi wypowiedzianymi przez rozmówcę pozwala zidentyfikować nastrój rozmowy bez jej nagrywania. Jesteśmy w stanie sklasyfikować jakość naszej wewnętrznej obsługi, jednocześnie analizując satysfakcję klienta, umożliwiając natychmiastową reakcję, aby zyskać pewność, że podążamy we właściwym kierunku. Pomaga to lepiej zrozumieć relacje z klientami nie tylko kadrze zarządzającej, lecz także zespołowi obsługi klienta.
Począwszy od starego i niezbędnego oprogramowania finansowego i księgowego, które pozwala kontrolować przepływy pieniężne i rentowność, cyfryzacja całej firmy może zapewnić pełny i przejrzysty wgląd we wszystkie sektory, działy i zasoby ludzkie dla uzyskania lepszej przyszłości i ciągłego, dynamicznego doskonalenia organizacji.
Ten artykuł nie jest technicznym poradnikiem, tłumaczącym, jak poruszać się w świecie cyfryzacji, lecz zwróceniem uwagi na to, co już jest dostępne i w jaki sposób członkowie DGI kierują swoimi firmami z punktu widzenia zarządzania.
Pedro Jacques de Sousa
niezależny konsultant branży poligraficznej i dyrektor wykonawczy DGI
Tłumaczenie: AŁ
Alfa-Print Sp. z o.o.
ul. Świętokrzyska 14A
00-050 Warszawa
