Stare porzekadło mówi, że lenistwo jest matką wynalazków. Ci, których męczy wykonywanie powtarzających się czynności, szukają sposobów na zaangażowanie w to miejsce maszyn, a w XXI wieku również komputerów.
W poligrafii od wielu już lat mamy do czynienia z postępującą automatyzacją. Do lamusa odeszły proste maszyny wykonujące tylko jedną czynność. Nowoczesne maszyny są projektowane w taki sposób, aby jak najwięcej procesów odbywało się w linii: druk, lakierowanie, złocenie, sztancowanie itp. Prowadzi to do zwiększenia produktywności całego systemu, oszczędności czasu i minimalizowania liczby zaangażowanych w produkcję ludzi, a tym samym do obniżenia kosztów produkcji, na czym finalnie najbardziej zależy każdemu przedsiębiorcy.
Może to się wydawać dziwne, ale w wielu drukarniach i przygotowalniach jedynym miejscem, które opierało się trendom automatyzacji, było studio graficzne.
Może to dziwić tym bardziej, że studio graficzne jest zazwyczaj działem dysponującym najlepszymi i najwydajniejszymi komputerami w całej firmie. A jednak bardzo często przypomina ono rząd niezależnych od siebie maszyn, obsługiwanych przez izolujących się od siebie operatorów DTP, z których każdy pracuje na własny rachunek opracowując i prowadząc projekt-zlecenie od początku do końca. „Od początku” tzn. od przyjęcia przez handlowca; na jego żądanie grafik-operator weryfikuje zawartość otrzymanego od klienta materiału do druku. Otwiera pliki, sprawdza zgodność z założeniami zamówienia, decyduje, czy i w jakim czasie uda się je przygotować do druku. „Do końca” –oznacza, że nikogo nie interesuje, w jaki sposób grafik poradzi sobie z dostarczonym projektem. Wyjściowy materiał: pliki do naświetlania lub wręcz gotowe matryce do druku mają gwarantować bezproblemową realizację zlecenia, czyli druk.
Niewątpliwą zaletą takiego rozwiązania jest bezpośrednia i łatwa do zweryfikowania odpowiedzialność konkretnego pracownika za przekazany mu projekt. Wady natomiast to m.in. duża zależność od indywidualnych umiejętności operatora, jego dokładności i doświadczenia, jak również niezbyt duża wydajność operatora.
Na rynku funkcjonuje kilka systemów zarządzania obiegiem prac, tzw. systemów workflow dla prepressu. Jednym z najbardziej zaawansowanych i rozbudowanych jest niewątpliwie system Automation Engine produkowany przez belgijską firmę Esko. Jest on dedykowany firmom z branży opakowaniowej, ale występuje też w wersjach dla drukarni cyfrowej lub wydawniczej.
Automation Engine oznacza dla korzystającej z niego drukarni lub przygotowalni nowy standard w automatyzacji prepressu. Podstawową korzyścią jest integracja zarządzania procesami graficznymi, a pośrednio również produkcyjnymi w drukarni. Workflow Automation Engine odwzorowuje faktyczny przepływ informacji, organizuje pliki w drukarni, systematyzuje formę przesyłanych danych i pozwala automatycznie weryfikować pliki wejściowe i wyjściowe. Dla studia graficznego staje się centralnym systemem łączącym aplikacje graficzne Adobe lub Esko, programy konstrukcyjne oraz proofingu i zarządzania kolorem.
A jak to wygląda w praktyce? Jedną z możliwości Automation Engine jest zaawansowane zarządzanie zamówieniami i plikami w taki sposób, aby były one łatwe do odnalezienia. Każda praca może mieć automatycznie przypisany numer zamówienia (zgodny z numerem z systemu MIS/CRM), informacje o kliencie, osobach biorących udział w tym zamówieniu ze strony klienta oraz drukarni, ale również mogą to być informacje technologiczne: o liczbie kolorów, liniaturze druku, rodzajach uszlachetnień, przypisanych kodach kreskowych itp.
Dostęp do plików odbywa się poprzez aplikację Pilot, którą można zainstalować na każdym komputerze w firmie. Oczywiście dostęp wymaga zalogowania się, a każdemu z użytkowników można przydzielić określone uprawnienia w zależności od potrzeb. Dzięki temu znając np. numer zlecenia łatwo jest odnaleźć właściwy plik, bez potrzeby przeszukiwania dysków w całej firmie. Może to zrobić każdy, a nie tylko operator, który zajmował się akurat tym zleceniem. Ponadto w prosty sposób możemy sortować nasze zlecenia, sprawdzać statusy realizacji oraz planować następne.
Automatyczne zakładanie przez system Automation Engine folderów dla kolejnych zleceń pozwala na standaryzowanie nazewnictwa plików wejściowych, tymczasowych, akceptacyjnych i wyjściowych, jak również nazewnictwa folderów, w których one się znajdują, tak aby było ono czytelne i jednoznaczne dla osób pracujących nad zleceniem.
System dba o prawidłowe nadawanie nazw zgodnie z obowiązującym standardem, co pozwala eliminować pomyłki przy ich ręcznym wprowadzaniu. Klucz nazw może opierać się na dowolnych zmiennych jak nazwa klienta, numer zlecenia, data, rodzaj produkcji, czy też na technologii drukowania.
Oprócz automatyzacji zarządzania pracami, folderami i plikami serwer Automation Engine umożliwia zautomatyzowanie i standaryzowanie procesów, które zachodzą w studiu graficznym, ale również w przygotowalni: import plików graficznych, ich weryfikację według wybranych i zdefiniowanych kryteriów, eksport do żądanych formatów i standardów, przesyłanie komunikatów lub maili na każdym etapie, tworzenie raportów i opisów do projektów, kopiowanie lub przesuwanie plików do odpowiednich lokalizacji bądź urządzeń i wiele, wiele innych.
Sposób tworzenia schematu workflow jest łatwy i intuicyjny w obsłudze. Graficzny interfejs pozwala łączyć poszczególne zadania w dowolny sposób oraz decydować, co ma się wydarzyć w przypadku powodzenia lub niepowodzenia w wykonaniu każdego procesu.
Możemy ograniczyć możliwość popełnienia błędów przez operatorów pozostawiając do ręcznego wyboru tylko kilka niezbędnych parametrów procesu, o których powinien zdecydować człowiek. Taki sposób pracy daje możliwość przeprowadzenia projektu w prawidłowy sposób również mniej zaawansowanym użytkownikom.
Co jest bardzo istotne, to fakt, że wszystkie procesy workflow odbywają się na serwerze Automation Engine. Stacje graficzne są wówczas zwolnione z często długotrwałych i mocno obciążających procesory zadań. W tym czasie grafik może zajmować się inną pracą, a w międzyczasie otrzymu-
je wyjściowy plik lub plik wysyłany jest automatycznie do dalszej obróbki albo urządzenia. Podnosi się w ten sposób znacząco wydajność operatora i skraca czas wykonania całego zadania. Dobrze zbudowany workflow pozwala też na monitorowanie przepływu pracy, planowanie produkcji i opracowywania zleceń oraz zapobieganie powstawaniu „wąskich gardeł” i kumulowaniu się prac w jednym czasie lub na jednym urządzeniu.
Jedną z bardzo przydatnych funkcjonalności programu jest zaimplementowany Viewer do podglądu plików graficznych. Z każdego stanowiska z zainstalowaną aplikacją kliencką Automation Engine Pilot użytkownik może otworzyć i skontrolować plik praktycznie dowolnego formatu graficznego, np.: PDF, EPS, PS, TIF, JPG, ArtPro, ale również zripowane pliki 1-bit TIFF. Użytkownicy Automation Engine nie są zatem ograniczeni tylko do formatów plików, do których otwarcia mają zainstalowany na swoim komputerze odpowiedni program.
Narzędzia Viewera pozwalają na łatwą i dokładną kontrolę pliku, m.in.: wykonanie podglądu poszczególnych separacji projektu, sprawdzenie liniatur i kątów, zmierzenie wielkości pracy lub odległości między poszczególnymi elementami, obracanie pliku o 90 stopni lub w lustrze, zasymulowanie efektu przyrostu punktu itp. Można również otworzyć dwa pliki jednocześnie i po nałożeniu ich na siebie zobaczyć, czy są identyczne lub którymi elementami się różnią. Porównywanie plików (np. oryginału od klienta i pliku do druku) można również zautomatyzować (w końcu to Automation Engine), może ono być jednym z elementów kontrolnych workflow i w zależności od wyniku proces będzie kontynuowany lub będzie wymagał
poprawki.
Automation Engine można również zintegrować z istniejącymi w firmie systemami MIS bazującymi na standardach JDF lub XML oraz naturalnie z systemem Esko WebCenter do zdalnej akceptacji, zarządzania pracami i komunikacji z klientem przez Internet.
Coraz częściej rosnąca liczba zleceń i wznowień powoduje, że polskie firmy szukają systemu, który pomoże rozwiązać problemy rosnącej liczby danych, informacji, braku standaryzacji, a jednocześnie usprawnić prepress i obieg prac, plików oraz komunikację w firmie. Okazuje się, że z pomocą specjalistycznych rozwiązań software’owych wprowadzenie automatyzacji i standaryzacji w studiu graficznym jest możliwe i co najważniejsze
– ekonomicznie opłacalne. Realne korzyści to wyższa wydajność pracowników, skrócenie czasu poszczególnych procesów i wyższy komfort pracy operatorów, przede wszystkim jednak zestandaryzowanie prepressu i mniejsza liczba błędów w finalnym produkcie studia, co bezpośrednio przekłada się na realne zyski firmy w postaci produkcji bez kosztownych przestojów lub re-klamacji.
W Polsce z systemu Automation Engine korzysta większość znanych przygotowalni fleksograficznych oraz wiele drukarń opakowaniowych etykietowych, opakowań giętkich, produkcji pudełek i innych. W kilku z nich funkcjonuje on również w sposób zintegrowany z systemami MIS i WebCenter. Wszystkie instalacje i wdrożenia zostały wykonane przez dystrybutora Esko w Polsce – firmę Digiprint z Warszawy.
