Statystycznie nikt z nas nie lubi zmian. Nie zmienia to faktu, że są one nieuniknione. To, co możemy zrobić, to z każdej zmiany starać się wyciągnąć wnioski na przyszłość. Rok 2020 nie był łaskawy dla polskich przedsiębiorców, kryzys nie ominął również branży poligraficznej. Wprawdzie jedne drukarnie odnotowały duże straty, inne mniejsze, a dla niektórych był to wręcz złoty rok – nie zmienia to faktu, że jest to zdecydowanie czas zmian i ważnych decyzji. Większość inwestycji została zawieszona, każdy starał się dbać i walczyć o lepsze jutro dla siebie, ale również dla swoich pracowników.
Świat już nie może się doczekać końca pandemii i końca kryzysu. Pytanie, które wszyscy sobie zadajemy, brzmi: jak będzie wyglądało potem zwykłe życie, przemysł, w tym też poligrafia? Już dziś jest jasne, że zachowanie ludzi – zarówno konsumentów końcowych, jak i pracowników drukarń – zmieni się zasadniczo; siła nabywcza ulegnie zmianie; zmieni się również sektor biznesowy: słabe firmy skończą lub zostaną przejęte przez dużych graczy, którzy mają wystarczający kapitał, co doprowadzi do powstania dużych scentralizowanych grup. Świat online, w który zostaliśmy rzuceni, nie zniknie całkowicie – pracownicy będą wykonywać więcej pracy zdalnie, zmniejszy się liczba osobistych spotkań z klientami, a firmy będą w takiej sytuacji szukać sposobów na wzmocnienie relacji z klientem. Stan tymczasowy będzie musiał zostać zastąpiony trwałymi rozwiązaniami – innymi słowy konieczne będzie wyznaczenie nowych standardów komunikacji online. Zwycięzcą zostanie ten, kto dostrzeże z wyprzedzeniem te niezbędne zmiany i przygotuje się na świat po COVID-19.
System informatyczny jako narzędzie do zarządzania nowymi wyzwaniami
Jak więc przygotować się na świat po pandemii i wykorzystać doświadczenia ze zmian zachodzących w społeczeństwie i sektorze biznesowym?
Grupa CICERO Stapro dzięki swoim systemom sterowania dostrzega kluczową rolę w obecnych czasach pełnych zmian. Niezmienione pozostaną maszyny produkcyjne, technologia druku, jednak coraz więcej procesów administracyjnych i komunikacyjnych będzie ulegać zmianie. One właśnie stanowią kluczową część systemu informatycznego i odwrotnie – bez odpowiedniego systemu informacznego nie jest możliwe efektywne prowadzenie tych procesów i stawienie czoła nowym wyzwaniom.
Z punktu widzenia poligraficznego systemu informatycznego istotne są dla okresu post-covidowego cztery obszary:
Usprawnienie procesów i ich administracji w formie cyfrowej. Bardzo ważne jest, aby wszystkie procesy wewnętrzne przebiegały jak najwydajniej, tj. przy minimum pracy ludzkiej, ale zgodnie z przepisami technicznymi i administracyjnymi. Przed faktycznym wdrożeniem systemu informatycznego należy przeanalizować stan obecny i zaprojektować nowy, uwzględniający nawyki pracy pracowników drukarni oraz odpowiadający wielkości i celom produkcyjnym firmy. Administracja procesami wewnętrznymi w formie cyfrowej zapewnia płynną i szybką obsługę i przetwarzanie zleceń, bezproblemową identyfikowalność czynności roboczych, zleceń i danych oraz możliwość pracy zdalnej. Wspólna baza danych umożliwia wejście do procesu zarówno klientowi, jak i pracownikowi drukarni, a także menedżerowi lub właścicielowi z różnych lokalizacji.
Komunikacja online z klientem. Niestety brak osobistego kontaktu z klientem to także anonimowość i ochłodzenie więzi osobistych. Dlatego konieczne jest mocne związanie klienta z drukarnią w inny sposób. Może to być komfort zarządzania zamówieniami online i komunikacji z drukarnią. Ma to również wartość dodaną, czyli zmniejszenie ilości pracy, a tym samym odciążenie personelu drukarni – klient faktycznie wykonuje pracę działu sprzedaży lub personelu przygotowującego dane, nie zdając sobie z tego sprawy. Jednak dzięki temu, że klient ma wszystkie informacje online natychmiast i przez 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu, posiada ogromny komfort oraz zwiększoną lojalność wobec swojej drukarni.
Natychmiastowy wgląd do procesów wewnętrznych i efektywne zarządzanie nimi. Jednym z głównych celów kompleksowego systemu informatycznego jest zapewnienie odpowiednich, natychmiastowych i przejrzystych danych dla kierownictwa firmy.
Jeśli wszystkie wewnętrzne działy zostaną zintegrowane z systemem informatycznym – kalkulacja, technologia, zakupy, magazynowanie, produkcja, gromadzenie danych produkcyjnych, logistyka, fakturowanie – wówczas menedżer otrzymuje jasne i aktualne informacje umożliwiające efektywne zarządzanie, zarówno w szczegółowej formie typu Business Intelligence, jak i w skróconej formie graficznej.
Kompleksowe rozwiązania informatyczne. Wszystkie opisane obszary i zalety cyfryzacji firmy mogą działać pod warunkiem, że będą działać w jednym systemie, pod jednym dachem. Kiedy pracownik musi pracować w dwóch systemach, przepisywać dane między systemami lub jeśli nie ma dostępnych informacji i raportów o całości w jednym miejscu, efekt digitalizacji przepada. Celem rozwiązania MIS CICERO jest centralizacja i połączenie systemów innych firm w jedno kompleksowe – ale jednocześnie proste i przejrzyste – rozwiązanie.
Spółka CICERO, jako dostawca kompleksowych rozwiązań w zakresie systemów informatycznych dla poligrafii, bardzo szczegółowo zanalizowała zmiany w branży poligraficznej i wykorzystała pandemię do opracowania nowych funkcji systemu informatycznego, szkolenia swych konsultantów oraz specyfikowania usług. Jest teraz w stanie w pełni zaspokoić nowe potrzeby drukarń i odpowiedzialnie reagować na nowe wyzwania rynku poligraficznego.
W Bydgoszczy dają przykład
Jedna z drukarń, dla których obecny czas jest okazją do przygotowania się do stanu po pandemii, to bydgoska firma Beniamin. Drukarnia jest obecnie w trakcie wdrażania najnowszej wersji systemu MIS CICERO, które zostanie zakończone w najbliższych miesiącach. Potencjał pracowników jest teraz maksymalnie wykorzystywany do usprawnienia procesów wewnętrznych, ich digitalizacji i opanowania pracy z nowym systemem informatycznym.
Opracowano na podstawie materiałów firmy Cicero
Alfa-Print Sp. z o.o.
ul. Świętokrzyska 14A
00-050 Warszawa
