Obecnie na rynku poligraficznym mamy do czynienia ze zmianą w podejściu osób zarządzających zakładami do modelu rozwijania firmy. Obserwujemy, że poza inwestycjami w park maszynowy duża część podmiotów realizuje inwestycje również w ramach wdrażania systemów, które pozwalają w taki sposób wykorzystać potencjał produkcyjny, aby ten pozwolił nam na lepsze użycie już dostępnych możliwości przy jednoczesnym zaplanowaniu odpowiednich przepływów: danych, informacji, zasobów.
Narzędzia takie jak systemy klasy MIS lub podobne są w stanie zapanować nad pozornym chaosem jednocześnie pokazując, w jaki sposób możemy dodatkowo wykorzystać dotychczasowe zasoby, a być może skierować potencjał zakładu na nowe obszary produkcji, wcześniej niezagospodarowane lub nie w pełni wykorzystane. Ważne jest zatem wybranie takiego systemu, który w założonym przez zarządzających momencie będzie mógł sprostać zmianom, jakie nastąpią w firmie. Prościej oznacza to, że jeśli postanowimy zmienić nieco profil produkcji w firmie lub zupełnie ją przebranżowić, nie będzie to niosło ze sobą konieczności zmiany samego systemu, a jedynie modyfikacji i użycia istniejących funkcji – nieaktywnych. Nie może to również oznaczać modyfikacji, która będzie za sobą niosła koszty porównywalne z kosztami wprowadzenia nowego systemu.
Dlatego tak ważne jest dobranie systemu o maksymalnej elastyczności, czyli MIS-a, który można swobodnie dostosować, bez konieczności angażowania producenta w realizację dodatkowych funkcjonalności. Rynek poligraficzny ciągle się zmienia, a w licznych obszarach takich jak poligrafia cyfrowa lub opakowaniowa dynamika zmian jest bardzo widoczna. Zatem także MIS powinien bez najmniejszych problemów sprawnie dostosowywać się do zaistniałych zmian.
API, czyli otwartość na rozwój systemu MIS
Bardzo ważne jest również, aby nie angażować przy jakichkolwiek zmianach zespołu informatyków do wprowadzenia modyfikacji. Jest to już i tak rewolucja w firmie i dodatkowe zawirowania w obszarach informatycznych nie są pożądane. Są one zawsze kosztowne ze względu na czas i finanse. Firmy nie można zatrzymać, powiedzieć klientom, że przez jakiś czas nie będziemy mogli ich obsługiwać, gdyż wykorzysta to natychmiast konkurencja. Rozwiązaniem są więc systemy, które udostępniają swoim klientom dokumentację do tzw. API, dzięki czemu klienci bez przeszkód mogą, wykorzystując do tego jedynie osobę administrującą systemem, dopisywać i uruchamiać poszczególne funkcje (rys. 1).
Modularność systemu MIS
Ważna również jest modularność systemu, która pozwala nam na rozbudowę programu wraz z rozwojem firmy. Można więc zadać pytanie: jeśli w tej chwili moją główną działalnością jest obsługa klientów z rynku dziełowego, zaś w ciągu założonego czasu zaczniemy obsługiwać klientów z rynku opakowań, czy zatem system „ogarnie” wprowadzone zmiany w produkcji? Odpowiedź brzmi: TAK. Odpowiednio dobrany MIS pozwoli nam na to. Takim systemem jest z całą pewnością MIS firmy Optimus, który jest dostępny na rynku polskim i z powodzeniem wdrażany u klientów dziełowych, cyfrowych i opakowaniowych na całym świecie. Jeśli drukowanie jest jedynie częścią wykonywanej produkcji, zaś inną jest na przykład wykonywanie instalacji pod zadruki wielkoformatowe lub przeprowadzanie kampanii mailingowych, Optimus MIS z powodzeniem wywiąże się z powierzonych zadań (rys. 2).
Swobodne definiowanie paneli kalkulacyjnych
Inną istotną cechą jest swobodne definiowanie paneli kalkulacyjnych. Administrator systemu MIS powinien mieć dostęp do narzędzi, którymi samodzielnie będzie w stanie tworzyć i modyfikować panele pod konkretne produkty.
Idealnym rozwiązaniem jest tu moduł kalkulacyjny Optimus Dash, gdzie można definiować dane wejściowe, które później uzupełnia kosztorysant, a także definiować własne dowolne formuły obliczeniowe. Poziom takiego „programowania” przypomina przygotowanie panelu w programie Excel.
Dowolne definiowanie własnych dokumentów i raportów
Bardzo ważną cechą systemu MIS jest generowanie dokumentów (np. karty technologicznej) oraz dostarczanie informacji zarządczej w postaci raportów i analiz. W tym obszarze również obserwujemy ciągłe zmiany wymagań i tu także system MIS nie może być zamknięty. Optimus poza bogatym zestawem standardowych dokumentów i raportów udostępnia też specjalny moduł do ich samodzielnego tworzenia. Zdecydowanie redukuje to przyszłe koszty dla firmy poligraficznej (rys. 4).
Główne cechy elastycznego systemu MIS
Podsumowując, wymieńmy kilka cech, na które warto zwrócić uwagę przy wyborze MIS:
1. Dowolne i swobodne operowanie panelem kalkulacyjnym.
2. Dowolne definiowanie surowców z nadawaniem im dowolnych cech jak grubość, wymiar, transparentność itp.
3. Dowolne definiowanie narzędzi do produkcji (np. wykrojniki) z możliwością nadania im dowolnych cech.
4. Swobodne definiowanie tworzenia prototypów np. pudełek, materiałów POS, z zachowaniem obiegu informacji z klientem (wielokrotne akceptowanie prototypów, makiet, wykrojników pod IML).
5. Swobodne definiowanie punktów kontrolnych/akceptacyjnych w przebiegu procesu.
6. Dowolne definiowanie dokumentów wewnętrznych i raportów.
Warto też zwrócić uwagę na możliwości integracji naszego MIS z systemami funkcjonującymi do tej pory w drukarni.
Ważne są zatem także:
1. Sprawna integracja z dowolnym programem księgowym.
2. Szybka i dowolna integracja z dowolnym systemem Web-2Print, najlepiej poprzez webservice (integracje z XMPiE, Vpress).
3. Integracja natywna z systemami produkcyjnymi, np. Xerox Freeflow Core.
4. Integracje z systemami produkcyjnymi przez format JDF.
5. Integracja z systemami automatycznie zbierającymi dane produkcyjne z maszyn.
Istnieje oczywiście jeszcze wiele aspektów ważnych przy
wyborze oprogramowania MIS. Ważnym czynnikiem jest, poza elastycznością samego systemu, właściwe podejście firmy wdrożeniowej do nowych, zaskakujących zdarzeń pojawiających się podczas implementacji systemu. Nie możemy wszak wyłączyć firmy na czas wdrożenia, zaś jego sprawność wymiernie przełoży się na oszczędności finansowe wynikające ze sprawnej implementacji, uruchomienia, później utrzymania systemu i wreszcie wdrożenia w niego ludzi mających w przyszłości w naturalny sposób posługiwać się narzędziem wspierającym ich w każdym aspekcie działania firmy.
Dodatkowo przy dynamicznym rynku za każdym razem przy zmianie pojawiają się w drukarni nowe produkty, podłoża czy nawet linie produkcyjne. System musi więc wykazać się maksimum elastyczności i dostosowania do nowych potrzeb drukarni, jej partnerów i klientów. Musi to być system, który bez angażowania dużych zasobów będzie można dostosować do zmian zachodzących w firmie i będzie się mógł tym zająć administrator systemu. Miejmy nadzieję, systemu firmy Optimus.
Czego Państwu i sobie życzymy.
Zespół Optimus Polska
