Krzysztof Krupa
Wiele drukarń zastanawia się obecnie nad zakupem i wdrożeniem zintegrowanego systemu wspomagającego zarządzanie firmą. Dotychczasowe metody pracy przestają bowiem wystarczać do radzenia sobie z przetwarzaniem rosnącej ilości informacji. W dobie kryzysu oraz konkurencji cenowej na rynku zaczynamy rozglądać się za nowymi narzędziami.
Pytanie brzmi, czy zdajemy sobie sprawę jak trudne zadanie stoi przed nami, gdy decydujemy się na wdrożenie systemu?
System całościowo zintegrowany
Drukarnia oczekuje, że po zakupie i implementacji systemu nastąpi usprawnienie przepływu informacji oraz tworzenia szczegółowych kalkulacji i raportów dla zarządu, a także podniesienie wydajności produkcji poprzez możliwość kontroli zarejestrowanych czynności.
Wszystkie te oczekiwania są jak najbardziej uzasadnione i zrozumiałe z punktu widzenia osób zarządzających przedsiębiorstwem. Należy jednak pamiętać, że zintegrowany system zarządzania przedsiębiorstwem może być w pełni wykorzystany dopiero po połączeniu z innymi działami firmy, takimi jak księgowość lub dział personalny. Czy rozważając wdrożenie zastanawialiście się Państwo, w jaki sposób zostanie on zintegrowany z księgowością? Jakich danych będzie dostarczał działowi personalnemu? Jak połączyć informacje uzyskiwane z magazynu firmy, dotyczące rozchodu materiałów i surowców albo wyniki inwentaryzacji okresowej lub rocznej? W jaki sposób rozliczać płatności za faktury wystawione w systemie zintegrowanym, nie zaś w programie księgowym? Jakie dane będziemy chcieli „włożyć” do systemu i w jakiej postaci je stamtąd „wyjąć”?
Większość osób postrzega system zintegrowany jedynie przez pryzmat kalkulacji i wydajności produkcyjnych, lecz to pojęcie jest – niestety – zbyt wąskie. Czy można dokonać prawidłowej analizy kalkulacji powykonawczej lub oceny handlowców, jeżeli dane sprzedażowe będą przechowywane w innym systemie? W takim przypadku jeden z najważniejszych raportów, jakim jest marżowanie klienta, nie będzie mógł zostać stworzony bez ogromnego nakładu pracy.
Jeszcze nim wdrożymy system, stykamy się z pierwszymi rozczarowaniami (czy może raczej z twardą rzeczywistością). Wdrożenie nie polega bowiem na prostym zainstalowaniu oprogramowania na komputerach pracowników i oznajmieniu im, że oto mają dostęp do systemu i powinni zacząć w pełni z niego korzystać. Do tego etapu wiedzie długa droga.
Zaczyna się ona od stworzenia przejrzystej wizji funkcjonowania przedsiębiorstwa. Warto w tym miejscu wspomnieć, że po dziś dzień w wielu przedsiębiorstwach nie istnieje jasny podział obowiązków ani ich opis. Wiele osób, w miarę rozwoju firmy i kształtowania się nowego podziału obowiązków, przekazuje część swych kompetencji innym pracownikom. Często posługują się przy tym sobie tylko znaną metodologią pracy, niechętnie dzieląc się tą wiedzą z innymi z obawy przed utratą pracy; jako osoby o wyjątkowej wiedzy na temat metod zapewnienia prawidłowego funkcjonowania działu czy obsługi zlecenia są spokojniejsze o swoją przyszłość w firmie. Decyzja o zakupie i wdrożeniu systemu ERP/MIS wprowadza zmiany do tego ustalonego porządku. Zmiany o wręcz rewolucyjnym charakterze.
O wdrożeniu słów kilka
W pierwszej fazie należy przeprowadzić analizę przedwdrożeniową. Polega ona na opisaniu zachodzących w firmie procesów (od pierwszego kontaktu z klientem, przygotowania zlecenia, przez planowanie, produkcję, aż po wysyłkę gotowych wyrobów). Spodziewamy się tutaj, że każda z osób powołanych do odpowiedniego zespołu wdrożeniowego dołoży wszelkich starań, by jak najlepiej przygotować i usprawnić obszar, za który odpowiada.
Niestety, rzeczywistość bywa mniej różowa. Pracownicy nie chcą dzielić się swą wiedzą, która ułatwiłaby stworzenie odpowiednich mechanizmów w systemie, bo boją się zastąpienia ich przez system lub pracowników o niższej pensji. Warto w tym miejscu podkreślić, że ponad 70 proc. nieudanych wdrożeń to efekt oporu pracowników i obaw przed zmianami. Taka „obstrukcja” powoduje wydłużenie wszystkich etapów wdrożenia, a tym samym wzrost jego kosztów, a w dłuższej perspektywie pogorszenie perspektyw rozwoju firmy i planowanych z tego tytułu zysków.
Rodzi się zatem pytanie: jak się do tego przygotować? Na pewno kluczowe staje się zaangażowanie zarządu, który powinien jasno uświadomić pracownikom, że podjęte decyzje są nieodwracalne i mają na celu dalszy rozwój firmy (niemożliwy bez implementacji systemu). Konieczne jest także wyznaczenie kierownika projektu – osoby odpowiedzialnej za jego wdrożenie, posiadającej wiedzę o funkcjonowaniu firmy oraz wizję, jak powinien przebiegać cały proces. Ważne, by kierownik projektu mógł skupić się wyłącznie na jego realizacji i nie musiał dzielić swego czasu na wykonywanie innych obowiązków.
Kolejna faza to wybór najlepszego systemu spośród dostępnych na rynku. W ostatnich latach oferta systemów zintegrowanych dla drukarń bardzo się powiększyła, jest to bowiem produkt stosunkowo nowy na polskim rynku. Czołowym kryterium wyboru nie powinien być tylko koszt systemu; należy brać pod uwagę wielkość i doświadczenie firmy oferującej system, skalę jej usług serwisowych, a także możliwość rozbudowy systemu w przyszłości. Ponieważ firma jest „żywym organizmem”, działającym na stale ewoluującym rynku, w przyszłości będzie potrzebowała uwzględnienia w systemie nowych funkcjonalności – a to będzie możliwe tylko przy stałym dostępie do serwisu i rozwoju oprogramowania.
Dobór systemu powinien uwzględniać ilość koniecznych zmian, które należy do niego wprowadzić dla zapewnienia płynnego funkcjonowania drukarni w zakresie realizowanych prac. Oczywiście nie ma na rynku rozwiązań informatycznych dopasowanych idealnie do potrzeb każdej drukarni, a każdy system można dostosować do indywidualnych potrzeb przedsiębiorstwa. Jednak im więcej zmian dotyczy kluczowych elementów, tym bardziej przeciąga się moment wdrożenia (o czas wprowadzenia poprawek oraz testowania nowych funkcjonalności).
Należy sobie uświadomić, że nawet po wybraniu najodpowiedniejszego systemu jego funkcjonowanie pozostaje wypadkową dwóch odmiennych filozofii, rodzajem wymuszonego kompromisu między zachowaniem dotychczas wyznawanego podejścia do funkcjonowania firmy z jednej, a wymuszonymi przez system zintegrowany zmianami organizacyjnymi z drugiej strony.
Pracy w bród, ale satysfakcja gwarantowana
Jednym z najważniejszych elementów – często pomijanym na etapie przygotowania wdrożenia – jest opracowanie sposobu migracji danych do systemu z obecnie używanych rozwiązań. W przypadku, gdy bazy danych są prowadzone w sposób niejednorodny, a tym samym nie jest możliwy ich automatyczny import, jedynym wyjściem może się bowiem okazać ich ręczne wpisywanie.
Po zapoznaniu się z ofertą oprogramowania oraz uświadomieniu sobie ogromu pracy, jaka pozostaje do wykonania, wizja szybkiego wdrożenia systemu oraz korzyści z niego płynących może wydać się jeszcze bardziej odległa. Sprawne działanie narzędzi do kalkulacji będzie możliwe tylko wówczas, gdy wprowadzimy dane parametryzujące poszczególne procesy – tych zaś możemy nie posiadać. Konieczne może się okazać wyliczenie poszczególnych kosztów, które wcześniej nie były wykonywane. Podobna sytuacja może mieć miejsce w przypadku rejestracji czynności i realizacji zadań w obszarze produkcji. Nawet jeśli pracownik ma dostęp do systemu, który na podstawie wprowadzanych danych sam generuje raporty o wydajności, to ludzkie błędy podczas rejestracji czynności, zwykłe zapomnienie, a nawet świadome wprowadzanie błędnych danych, tworzy nową systemową rzeczywistość. Ogrom błędów koniecznych do poprawienia w początkowym okresie pracy systemu dyskwalifikuje dane jako podstawę do raportów obiektywnie oceniających pracę czy wydajność.
Kolejnym milowym krokiem w implementacji systemu jest ustalenie daty wyłączenia dotychczas funkcjonujących rozwiązań i rozpoczęcia korzystania tylko ze zintegrowanych procedur. Bez tego nie da się przeprowadzić testów i kontroli systemu na poszczególnych stanowiskach. Naturalnie wskazane jest, by przez określony czas – najlepiej możliwie krótki – oba rozwiązania funkcjonowały równolegle; pozwala to na sprawdzenie, czy system jest dostatecznie przygotowany, by zapewnić sprawne funkcjonowanie przedsiębiorstwa.
Decydując się na implementację, musimy brać pod uwagę jeszcze jedną kwestię. System dostarcza konkretne, dokładne informacje na temat wydajności pracy maszyn, ale również skuteczności działania pracowników. Nie jest więc wykluczone, że znajdzie się grupa osób, które na podstawie obiektywnie pozyskanych danych zażyczą sobie podwyżki uposażeń. To druga strona medalu.
Podsumowanie
Polskie drukarnie stoją przed poważnymi decyzjami związanymi z wdrożeniem systemów zintegrowanych. Wymaga to od nich dużej motywacji, konsekwencji w działaniu i znacznego nakładu pracy. Wdrożenie nie ogranicza się do zmian w dziale kalkulacji i produkcji; to ewolucja wszystkich sektorów przedsiębiorstwa, której celem jest wspólne podniesienie jakości i rynkowej konkurencyjności firmy. Założone cele na pewno zostaną osiągnięte, choć zapewne nie tak szybko, jak mogłoby się początkowo wydawać. Rodzi się więc pytanie: czy warto? Odpowiedź brzmi: oczywiście. Pamiętajmy, że świadome podejmowanie decyzji oparte na danych minimalizuje ryzyko przypadkowości oraz błędu.
